System CRM dla małej firmy: jak wybrać i nie przepłacić

Treść artykułu

System CRM to program, w którym firma prowadzi klientów: dane, rozmowy, oferty, zadania i historię sprzedaży. W małej firmie zwykle zastępuje arkusz, skrzynkę mailową i notatki w zeszycie. Tak traktuję ten temat przy systemach dla firm: najpierw proces sprzedaży, potem narzędzie.

Poniżej piszę, kiedy mała firma potrzebuje CRM, po czym go wybrać, jakie są drogi i jak go wdrożyć, żeby zespół z niego korzystał. Jeśli rozważasz system budowany od zera, przeczytaj też tekst CRM na zamówienie czy gotowy?. Cen gotowych CRM-ów nie podaję, bo zmieniają się często i zależą od liczby użytkowników.

Kiedy mała firma potrzebuje CRM?

Nie liczba pracowników decyduje, tylko objawy. Jeśli rozpoznajesz dwa z nich, CRM się zwróci:

• klienci są w kilku miejscach: arkusz, poczta, telefon handlowca,
• oferty giną w mailach i nikt nie wie, która czeka na odpowiedź,
• zapominacie oddzwonić albo wrócić do klienta po tygodniu,
• gdy handlowiec jest na urlopie, nikt nie zna historii jego klientów,
• raport sprzedaży składa się ręcznie na koniec miesiąca.

6 kryteriów wyboru CRM dla małej firmy

1. Twój proces sprzedaży. Spisz kroki od pierwszego kontaktu do zapłaconej faktury. CRM ma pasować do tych kroków, a nie odwrotnie. Jeśli sprzedajesz na podstawie ofert, sprawdź, czy klient może je zaakceptować online.

2. Liczba użytkowników. Większość gotowych CRM-ów liczy opłatę za użytkownika. Policz koszt dziś i przy zespole dwa razy większym.

3. Integracje. Poczta, kalendarz, program do faktur, sklep internetowy. CRM, który nie widzi faktur ani zamówień, szybko staje się kolejnym miejscem do przepisywania danych. Więcej o tym w opisie integracji.

4. Telefon. Handlowiec w terenie musi dodać notatkę i sprawdzić historię klienta na telefonie, inaczej wpisy będą uzupełniane „później”, czyli nigdy.

5. Język, RODO i dane. CRM po polsku to nie tylko tłumaczenie interfejsu: polskie faktury, NIP, umowa powierzenia danych i informacja, gdzie stoją serwery.

6. Koszt w czasie. Porównuj koszt po trzech latach, nie miesięczny abonament na start. Licz użytkowników, dodatki i godziny pracy, które CRM oszczędza.

Darmowy CRM: kiedy wystarczy?

Bezpłatny CRM albo darmowy plan płatnego narzędzia to dobry początek dla jednej czy dwóch osób, które chcą uporządkować kontakty i zadania. Ograniczenia zwykle pojawiają się przy liczbie użytkowników, automatyzacjach, integracjach i raportach.

Najważniejsze pytanie: czy łatwo z niego wyjdziesz. Sprawdź, czy dane wyeksportujesz do pliku, zanim wpiszesz do darmowego CRM-u setki klientów.

Najczęstsze błędy przy wyborze CRM

Wybór po liście funkcji. Najdłuższa lista funkcji nie oznacza najlepszego CRM-u. Wygrywa ten, który zespół otwiera codziennie, bo jest prosty i ma to, czego używacie.

Wdrożenie bez właściciela. Ktoś w firmie musi odpowiadać za CRM: pilnować porządku w danych i uczyć nowych osób. Bez tego po kwartale wracacie do arkusza.

Pominięcie faktur i zamówień. Jeśli sprzedaż kończy się fakturą albo wysyłką, a CRM o nich nie wie, handlowcy dalej pytają księgowość i magazyn, czy klient zapłacił i czy towar wyjechał.

Liczenie tylko abonamentu. Do kosztu CRM wlicz czas wdrożenia, import danych, szkolenie i dodatki potrzebne do integracji. Tańszy abonament z ręcznym przepisywaniem bywa w sumie droższy.

Za dużo naraz. Automatyzacje, scoring i raporty dla zarządu dodaj po miesiącu, gdy zespół już wpisuje klientów i oferty. Na start wystarczą kontakty, etapy i zadania.

Cztery drogi: od arkusza do CRM na zamówienie

Gotowy CRM w abonamencie (na przykład Pipedrive, Livespace, HubSpot i podobne): szybki start, dużo gotowych funkcji, płacisz za użytkownika co miesiąc. Dobry wybór, gdy proces jest typowy, a najważniejsze są kontakty, lejek i zadania.

OrderFLY, moja platforma dla firm B2B: CRM, oferty z akceptacją online, zamówienia, magazyn, płatności i dwukierunkowa integracja z WooCommerce. Kosztuje od 600 zł miesięcznie za firmę w planie Start do 3 użytkowników, przy rozliczeniu rocznym. Pasuje, gdy sprzedajesz firmom i po ofercie przychodzi zamówienie z wysyłką.

CRM na bazie OrderFLY: platforma dopasowana do Twojego procesu, gdy brakuje w niej kilku rzeczy, ale fundament pasuje.

CRM na zamówienie: od 30 000 zł, 8–16 tygodni. Bez opłat za użytkownika, kod jest Twój. Opłaca się, gdy proces jest nietypowy albo zespół jest na tyle duży, że abonamenty kosztują więcej niż własny system.

Jak wdrożyć CRM w małej firmie w 4 krokach

1. Uporządkuj dane. Jeden arkusz klientów, bez duplikatów, z osobami kontaktowymi i statusem. Import śmieci daje CRM pełen śmieci.
2. Ustaw tylko potrzebne pola i etapy. Pięć etapów sprzedaży, których naprawdę używacie, jest lepsze niż piętnaście z szablonu.
3. Podłącz pocztę i faktury. Gdy maile i dokumenty same trafiają do karty klienta, nikt nie musi pamiętać o wpisywaniu.
4. Ustal jedną zasadę. „Nie ma w CRM, nie istnieje.” Po miesiącu sprawdź, czy raport sprzedaży zgadza się z fakturami.

Od czego zacząć?

Zanim wybierzesz narzędzie, policz, ile kosztuje dziś ręczna praca: przepisywanie zamówień, szukanie ofert, składanie raportów. Mój kalkulator kosztu ręcznej pracy pokaże to w złotówkach na miesiąc. Ta liczba podpowie, ile rozsądnie wydać na CRM.

Potem przetestuj jeden gotowy CRM na prawdziwych klientach przez dwa tygodnie. Jeśli zespół z niego korzysta i wystarcza, zostań przy nim. Jeśli brakuje ofert, zamówień albo magazynu, porozmawiajmy o OrderFLY albo systemie dopasowanym do Twojego procesu.